Schůze výboru - 16.2.2011, Nové Město na Moravě

Schůze výboru ČSMS

2011-02-16, Nové Město na Moravě

Přítomni: Pavel Hozák, Ondřej Benada, Luděk Frank, Miroslav Šlouf, Lucie Kubínová, Jaromír Plášek, Fedor Čiampor, Michal Martinka, Pavel Janda

Host: Ingrid Vojteková (Guarant International)

Omluveni: Jana Nebesářová, Lenka Pišlová

Program:

1/ Zpráva o činnosti a výsledky jednotlivých akcí v roce 2010 (referují zodpovědné osoby za projekt)

2/ Zpráva o hospodaření společnosti v roce 2010 - P.Hozák

3/ zpráva o stavu členské základny a placení příspěvků - J.Nebesářová

4/ www stránky - J.nebesářová

5/ soutěže: nejlepší PhD disertace (O.Benada) a FEI stipendium (P.Hozák)

6/ plán činnosti v roce 2011 (P.Hozák)

7/ návrh rozpočtu pro rok 2011 (P.Hozák)

8/ návrh kandidátky nového výboru (J.Nebesářová)

9/ mezinárodní aktivity: 10MCM Urbino, EMC. IMC, EuroBioImaging

10/projednání strategie a smlouvy s dodavatelem akce pro zajištění organizace IMC2014 (P.Hozák, L.Kubínová, J.Nebesářová, L.Frank)

11/zajištění přípravy IMC 2014: harmonogram, pracovni skupiny,personální zajištění, finanční zajištění do doby konání (P.Hozák, L.Kubínová, J.Nebesářová, L.Frank)

12/různé

Členové výboru program odsouhlasili a rozhodli se nejprve projednat body souvisící s kongresem IMC 2014.

1. Kongres IMC 2014- bod 10. a 11. programu:

1.1. Pavel Hozák nejprve přítomným poskytnul základní informace o IMC2014:

* Termín konání: 7-12 Sept 2014.

* Místo konání Pražské kongresové centrum, jinam se tak velká akce nevejde.PKC je předběžně zarezervováno.

* Přítomní členové výboru shlédli presentaci týkající se kongresu:

** předpokládá se kongres přiláká 3000 účastníků

** v přednáškové části poběží paralelně 6-8 sekcí

** firmy/vystavovatelé budou mít k dispozici dostatečně velký prostor s dobrým přístupem pro velkou přístrojovou techniku

** konf. poplatky jsou nastaveny 390/420/190 EUR early/standard/student

** 150 free registration, 150 stipendií 400/800 EUR pro 50/100 EU/non-EU

** tím by se mělo dosáhnout mírně přebytkového rozpočtu

** bylo rezervováno 2500 tisíce pokojů

1.2. Stav příprav k dnešnímu dni:

* bylo připraveno informační Video - bude presentováno při zahájení konference.

* byly ustaveny základní pracovní týmy.

* byl připraven harmonogram akce.

1.3. Ustanovení pracovních týmů

* základem bude Local Organizing Comittee (LOC), který se bude skládat z pracovních skupin

* LOC by měl komunikovat s International Advisory Comittee (IAC), IAC by měl mít cca 50 členů, z toho už 29 potvrdilo účast.

* Dále je třeba navrhnout (zatím neoficiálně) členy International Scientific Program Comittee (ISPC).

* Členové výboru a společnosti byly rozděleni do pracovních skupin následovně:

Chairman: Pavel Hozák

Scientific Programme Support: Lucie Kubínová, Luděk Frank, Petr Šittner, David Staněk, Oldřich Benada

Abstract/Proceedings/Publications Support: Miroslav Šlouf

Poster Session Support: Mariana Klementová

Pre- and Post Congress Scientific Activities: Jana Nebesářová

Sponsoship and Finance: Pavel Hozák

Logistic and Administrative Support: Markéta Morská, Lenka Pišlová, Ingrid Vojteková, Karel Janoušek

1.4. Program

Členové výboru se vrátili k diskuzi o sekci [Interdisciplinary], která byla vedena po mailu před vlastním podáním přihlášky. Toto téma opět vyvolalo dlouhou diskuzi, která vyústila v následující závěry:

Největším nebezpečím této sekce jsou překryvy témat. Na druhou stranu je toto nebezpečí sníženo pravděpodobným velkým počtem účastníků.

1.5. Příprava smluv

a) smlouva mezi ISFM / CSMS je již podepsaná. ISFM neručí za ztrátu, zisk se dělí napolovinu.

b) smlouva mezi CSMS / Občanské sdružení Micron

Je připravena první varianta této smlouvy. OS Mikron je mezičlánkem mezi CSMS a firmou Garant, a jejím úkolem je snížit finanční riziko pro CSMS. Obecně by tato vědecká akce neměla generovat zisk a měla by končit s vyrovnaným rozpočtem. Narazníková firma, kterou by mělo být OS Mikron, je běžně používané a vyzkoušené schéma. Zjednodušeně CSMS zodpovídá za odborný program kongresu, OS Micron za zbytek.

c) smlouva mezi OS Micron / Garant

Guarant garantuje minimálně vyrovnaný rozpočet akce a zavazuje se krýt její prvotní náklady (nepožaduje zálohu). Základním principem je dle P.Hozáka nutnost vidět originály všech faktur.

1.6. Rozpočet akce

Rozpočet je nastaven na 2000 tisíce platících účastníků - to by mělo stačit na maličký přebytek.

1.7. Stav příprav akce

* bylo již rezervováno 2.5tis pokojů

* připravuje se grafika, tiskoviny, www stránky, organizace, PR/promotion...

* postup příprav probíhá standardně, na nic obvyklého se nezapomnělo

* pouze připomínka Guarant: pozor na benefity/požitky pro zvané řečníky ap.,

to velmi zvyšuje rozpočet

1.8. Odsouhlasení klíčových bodů výborem ČSMS

* jednomyslně byl schválena navrhovaná struktura LOC

* jednomyslně byly schváleny připravované smlouvy ISFM - CSMS - OS Mikron – Guarant

1.9. Další body jednání

1.9.1. Zpráva o činnosti a výsledky jednotlivých akcí v roce 2010

* Všechny akce proběhly dle plánu.

* Počet kurzů se zvýšil, pokrývají víceméně celé spektrum mikroskopických metod.

* Další kurzy už se aktuálně neplánují, ani na ně v současné chvíli nemá ČSMS rozpočet.

* Zpráva byla Odsouhlasena jednomyslně bez připomínek.

1.9.2. Zpráva o hospodaření společnosti v roce 2010

* Počet členů společnosti roste (nyní kolem 280 členů), zvýšil se ale i počet neplatičů, kteří zaplatí příspěvky jen na 1 rok.

* Členský poplatek činí 250 Kč. Takže se sníží slevy na kurzy z 500 na 250 Kč, čímž se snad omezí počet neplatičů, kteří platí jen na jeden rok.

* Neplatiči budou každý rok plošně vyloučeni, seznam neplatičů eviduje J.Nebesářová.

* Zpráva byla dsouhlasena jednomyslně.

1.9.3. Návrh rozpočtu a plán činností na r.2011

* P.Hozák představil plán akcí/kurzů ČSMS v r.2011.

* Vzhledem k absenci větší konference a nutnosti šetřit se stipendia na konference udělovat nebudou.

* Je třeba nechat vyrobit ceny CSMS - navrženo 50 tisíc Kč na výrobu 5 cen.

* Rozpočet je koncipován jako vyrovnaný, s malým schodkem ve výši 26 tis.Kč.

* Návrh byl výborem schválen ednomyslně.

1.9.4. WWW stránky společnosti.

* Stránky fungují bez větších problémů. Plánuje se automatické doplňování/aktualizace členských údajů při registracích.

* Návrh Dr.Benada: doplnit e-Calendar na doplňování datumů mikroskopických akcí.

1.9.5. Vyhodnocení nejlepší PhD disertace - O.Benada

* V roce 2010 se do soutěže přihlásil jenom jeden zájemce a z toho důvodu se soutěž nevyhodnocovala.

* Přihlášená práce automaticky bude zařazena do soutěže v příštím ročníku, pokud se přihlásí další soutěžící.

* Věkový limit rozhoduje jen při podání - tj. když v příštím roce uchazeč překročí věkový limit, ze soutěže ho to nevyloučí.

1.9.6. FEI stipendium

* 200 tisíc na dva roky.

* 60% na plat, 40% na knihy a cestovné, tj. celkem na studium, ne materiál.

* Probíhá dobře, každý rok několik žadatelů.

* Navrženo přidat do podmínek, že každý příjemce stipendia po ukončení stipendia

bude muset připravit přednášku na ČSMS konferenc.

Předběžně všemi schváleno jako dobrý nápad.

1.9.7. Příští ČSMS konference

* Po dvou letech konference Mikroskopie 2012 bude v Bratislavě, jejím hlavním organizátorem bude Ivo Vávra.

* Letos se na konferenci přihlásilo 123 registrovaných, což je pro kapacitu hotelu Ski v Novém Městě na Moravě maximum.

* v příštím roce v Bratislavě problém by toto nemělo být problémem.Uvažovaný termín je přelom březen/duben

a konference by měla být dvoudenní - 1 noc

* Tento návrh byl členy výboru jednomyslně odsouhlasen.

1.9.8. Cena ČSMS v roce 2012

* Uvažuje se mimořádně o dvou cenách najednou.

1.9.9. Kandidátka nového výboru

* Vzhledem ke končícímu volebnímu období je nutné zvolit nový výbor CSMS na valném shromáždění, které se uskuteční v průběhu konference Mikroskopie 2011.

Všichni stávající členové výboru s výjimkou Fedora Čiampora potvrdili zájem kandidovat do nového výboru.

* Nový výbor by měl pracovat do roku 2015 a jeho hlavním úkolem bude připravit IMC2014 v Praze. Z tohoto důvodu také potvrdil Pavel Hozák svůj úmysl

kandidovat na předsedu společnosti.

* Připravované smlouvy s Guarantem už bude schvalovat nový výbor.

Zapsal: Miroslav Šlouf

Ověřil: Pavel Hozák